Von 0 auf Home-Office in wenigen Tagen
Wer von jetzt auf gleich aus dem Büro aus- und in das Homeoffice einziehen soll, braucht meist etwas Zeit, um sich darauf einzustellen. Mit unseren Tipps gelingt das – vielleicht – ein bisschen besser.
Tipp #1: Technik organisieren
Kein effizientes Homeoffice ohne passende technische Voraussetzungen. Ein kurzer Technik-Check zum Beginn sollte klären:
- Reicht die Internetbandbreite für Video-Calls und die üblichen Tätigkeiten? Falls nicht, kann der Vertrag kurzfristig angepasst werden?
- Braucht es spezielle Software(-lizenzen), VPN-Lösungen oder weitere Verschlüsselungstechniken, um die Sicherheit von Unternehmens- und Kundendaten auch im Homeoffice zu gewährleisten?
- Laptop, Drucker und eventuell sogar ein Fax – welche Hardware ist nötig und wer stellt sie? In aller Regel kümmert sich der AG darum. Individuelle Vereinbarungen können auch private Endgeräte betreffen, die gelegentlich oder gegen eine Nutzungspauschale permanent betrieblich genutzt werden. Sofern Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sind.
- Falls die private technische Ausstattung im Haushalt begrenzt ist, müssen Wochen- und Nutzungspläne organisiert werden. D.h. wer von den anwesenden Personen in der Wohnung kann wann den Laptop, den stationären PC, das Tablet etc. für die Nutzung im Homeoffice einplanen?
Oldschool, aber wichtig sind ebenso:
- Schreibtisch oder Esstisch: Welche Arbeitstische sind im privaten Umfeld verfügbar?
- Schreibtischstuhl, Hocker oder Couch: Was kann langfristig genutzt werden?
Wenn es mit dem Homeoffice schnell gehen soll, steht anfangs oft nur der Esstisch parat. Oder ein Tisch wird übergangsweise in eine ruhige Ecke der Wohnung geschoben. Es gibt mittlerweile gute Stehtisch-Ergänzungen, die für gelegentliches Arbeiten im Stehen optimal sind und auf normale Tischhöhen aufbauen.
Langfristig ist die Investition in klassische Büromöbel mit ergonomischen Höhen aber rückenschonender – und damit produktivitätssichernd.
Tipp #2: Routinen einhalten
Früh aufstehen, Kaffee-to-go und ab ins Büro: Für viele Menschen ist das die allmorgendliche Routine. Im Homeoffice werden diese Prinzipien anfangs über den Haufen geworfen, mit teils schwerwiegenden Folgen. Der Arbeitstag scheint völlig aus dem Ruder zu geraten und gar kein Ende mehr zu nehmen.
Wer bisher sehr klare Grenzen zwischen Privatleben und Arbeitszeit ziehen konnte, muss sich Strategien zum Abschalten im Homeoffice erst noch erarbeiten.
Routinen können dabei helfen, um die Life-Work-Balance dichter am bisherigen Rhythmus zu halten:
- Feste Aufstehzeiten beziehungsweise feste Arbeitszeiten festlegen (und einhalten).
- Einen festen Arbeitsort festlegen, der in Pausen oder am Abend abgeschlossen oder aufgeräumt werden kann.
- Wahlweise für die Arbeit oder für die Freizeit anziehen – um die Grenzen zwischen Job und freier Zeit noch deutlicher zu machen.
- Pausen begrenzen und dabei möglichst den Arbeitsort kurzzeitig verlassen – für einen kurzen Spaziergang, eine Mahlzeit in der Küche etc.
- Laptop zuklappen, Mailbenachrichtigung und Smartphone-Ton nach Arbeitsende ausschalten.
Wer mit Kindern und ohne weitere Betreuung im Homeoffice sitzt, kann Teile der Routinen kaum so strikt einhalten. Dann sind deutlich mehr Absprachen nötig, um Arbeits- und private Zeiten effektiv zu nutzen.
Tipp #3: Kontakte pflegen
Einige Arbeitgeber organisieren von sich aus regelmäßige Lunchevents mit ihren Mitarbeitenden im Homeoffice. Wo das bisher noch fehlt: Regelmäßiger Kontakt zum Team und zu Kunden trägt wesentlich dazu bei, dass sich der Arbeitsalltag im Homeoffice gut strukturieren lässt, ohne den Anschluss zu verlieren.
Neben klassischem Informationsaustausch per Zoom-Konferenz und dem Update zu Projekten oder Arbeitsschritten ist der Smalltalk in der Regel das, was im Homeoffice am stärksten fehlt. Einige Ideen für die digitale Lösung im Homeoffice:
- Morgen-Call als Alternative zur morgendlichen Besprechungsrunde: Maximal eine Kaffee-Länge zur kurzen Begrüßung und zur Abstimmung, was am Tag und in der Woche jeweils ansteht.
- Abend-Call oder Mini-Zoom-Meeting zum Tagesabschluss, für die Planung des kommenden Tages oder zur Übergabe an die Kollegen vor Ort.
- Gemeinschaftlicher Chatkanal, der offen für jede Art der Unterhaltung ist. Funktioniert meist besonders gut über Slack oder Teams, Google Hangout etc.
- Team-Mittagessen via Videokonferenz, bei dem gemeinschaftlich gegessen wird.
Einfache, out-of-the-box nutzbare Video- und Konferenztools sind u.a.:
Für regelmäßige und datenschutzrechtlich sichere Lösungen empfiehlt es sich aber, die Konferenzsoftware im eigenen Unternehmen zu verwalten. Jitsi kann beispielsweise auf eigenen Server gehostet werden.
Arbeiten im Homeoffice kann deutlich produktiver sein als das Arbeiten im Büro mit all seinen Ablenkungen. Aber: Die technische Ausstattung, die Motivation und die Einbindung ins Team müssen unbedingt beachtet werden. Im besten Falle, bevor es ins Homeoffice-Abenteuer geht.
